L'information : cette valeur de votre entreprise que vous oubliez de protéger
Protéger l’information dans son entreprise est devenu un véritable enjeu : chaque jour, votre entreprise produit et reçoit une quantité considérable de données, de connaissances et de savoir-faire.
Une méthode de travail. Un retour client. Une connaissance particulière de votre marché. Une information détenue par un collaborateur. Un échange avec un fournisseur.
Certaines paraissent banales. Pourtant, elles peuvent améliorer votre performance, vous différencier de vos concurrents ou vous éviter un risque.
Le problème ? Nous ne pensons pas toujours à les considérer comme une véritable valeur pour l’entreprise.
Dans cet épisode de La valeur sûre, Pierre Berlioz, avocat et professeur de droit, nous aide à porter un nouveau regard sur l’information et partage des réflexes simples pour mieux l’identifier, l’organiser, la conserver et la protéger.
De quoi parle t-on dans cet épisode ?
Lorsque l’on parle de protection de l’information, on pense souvent cybersécurité, données confidentielles ou grandes entreprises.
Pourtant, le sujet concerne toutes les organisations, quelle que soit leur taille.
L’information peut prendre des formes très diverses : un retour client, une méthode commerciale, une organisation interne, un savoir-faire détenu par un collaborateur ou encore une information que vous ne souhaiteriez pas voir entre les mains d’un concurrent.
L’enjeu consiste donc à identifier les informations qui permettent à votre entreprise de mieux travailler, mieux décider, se différencier ou prévenir un risque.
Dans cet épisode, nous parlons notamment de :
→ la valeur parfois invisible de l’information
→ la formalisation des savoir-faire
→ l’exploitation des retours clients
→ l’organisation et le stockage de l’information
→ la protection des informations sensibles
→ la remontée des signaux faibles dans l’entreprise
Une question résume finalement tout l’épisode : qu’est-ce que votre entreprise sait, possède ou maîtrise aujourd’hui que vous n’avez pas envie de perdre ?
5 enseignements à retenir pour mieux protéger l'information dans son entreprise
Toutes les entreprises détiennent des informations qui ont de la valeur
L’information n’est pas réservée aux grands groupes.
Elle peut se cacher dans une méthode de travail, une connaissance du marché, une relation client, une organisation particulière ou un savoir-faire développé au fil des années. L’enjeu est de réussir à identifier ce qui permet réellement à votre entreprise de créer de la valeur ou d’éviter un risque.
Posez-vous une question simple : qu’est-ce que je sais ou maîtrise aujourd’hui que mes concurrents ne savent pas nécessairement faire de la même manière ?
Cette réponse peut déjà faire apparaître une partie de votre patrimoine informationnel.
Un savoir-faire uniquement détenu par un collaborateur reste fragile
Certaines connaissances essentielles ne sont écrites nulle part. Elles se transmettent oralement, par habitude ou simplement parce qu’une personne « sait comment faire ».
Mais que se passe-t-il si cette personne change de poste ou quitte l’entreprise ?
Formaliser un savoir-faire permet de transformer une connaissance individuelle en véritable ressource pour l’entreprise.
Il ne s’agit pas forcément de rédiger des procédures complexes.
Un document, une checklist, un schéma, une vidéo ou quelques étapes clairement expliquées peuvent déjà suffire à conserver et transmettre une connaissance importante.
Les retours de vos clients peuvent devenir une véritable source de valeur
Lorsque plusieurs clients font régulièrement remonter le même élément, cette information peut révéler : une faiblesse à corriger, une attente récurrente ou, au contraire, un élément particulièrement apprécié qui vous différencie.
L’information publique peut ainsi devenir le point de départ d’une amélioration, d’une nouvelle méthode ou d’un savoir-faire propre à l’entreprise.
La question à vous poser :
Qu’est-ce que mes clients me répètent régulièrement que je n’exploite pas encore suffisamment
Mieux protéger son information dans son entreprise commence par mieux l’organiser
Parler de « maîtrise de l’information » peut donner l’impression d’un chantier complexe.
Pourtant, les premiers réflexes sont souvent très simples :
classer les documents importants, organiser les dossiers, sauvegarder les informations utiles ou encore définir qui peut accéder à quoi.
Avant même de parler de protection juridique ou de solutions techniques, votre entreprise doit pouvoir répondre facilement à trois questions :
- Où se trouve l’information ?
- Qui peut y accéder ?
- Comment peut-on la retrouver rapidement ?
Une information difficile à retrouver ou accessible à tout le monde est déjà une information mal maîtrisée.
Une information peut aussi avoir de la valeur parce qu’elle permet d’éviter un risque
Toutes les informations ne servent pas directement à développer le chiffre d’affaires.
Certaines sont précieuses parce qu’elles permettent d’anticiper un problème avant qu’il ne devienne plus important.
Un salarié qui détecte une anomalie.
Un fournisseur qui reçoit un email inhabituel.
Un client qui signale un dysfonctionnement récurrent.
Encore faut-il que ces informations puissent remonter jusqu’à la bonne personne.
Posez-vous donc cette question : lorsqu’une personne détecte quelque chose d’inhabituel dans mon entreprise, sait-elle clairement à qui le signaler ?
Mieux maîtriser l’information, c’est aussi apprendre à détecter les signaux faibles.
L’information, c’est vraiment un vecteur de performance, d’efficacité et de résilience pour les entreprises.
Pierre Berlioz
Protéger l’information dans son entreprise n’est pas uniquement un sujet de sécurité.
Une information correctement organisée est aussi plus facile à retrouver, à transmettre, à exploiter et à utiliser dans la prise de décision.
Elle permet de capitaliser sur l’expérience de l’entreprise et de mieux protéger ce qui contribue réellement à sa valeur.
Pierre Berlioz, président de FITECO Avocat et professeur de droit.
Son parcours au sein du monde juridique, institutionnel et de l’entreprise lui permet d’aborder la question de l’information avec une double lecture : économique et juridique.
Dans cet épisode de La valeur sûre, il montre surtout que la maîtrise de l’information n’est pas réservée aux grandes organisations.
Quelques réflexes d’organisation peuvent déjà permettre à une TPE ou PME de mieux identifier, exploiter et protéger ce qui contribue à sa valeur.
Le conseil à appliquer dès demain pour sécuriser vos informations
Faites le diagnostic de vos informations
Prenez un moment et répondez à ces cinq questions :
1. Quelle information ne voudrais-je surtout pas voir entre les mains d’un concurrent ?
2. Quel savoir-faire essentiel existe aujourd’hui uniquement dans la tête d’un collaborateur ?
3. Où sont stockés mes documents et informations les plus sensibles ?
4. Qui peut aujourd’hui y accéder ?
5. Si un salarié, un client ou un fournisseur détecte un problème, sait-il à qui le signaler ?
Vous n’avez pas besoin de tout résoudre immédiatement.
Choisissez simplement une faiblesse identifiée et mettez en place un premier réflexe pour la corriger.
Classer un dossier.
Limiter un accès.
Formaliser une méthode.
Créer un canal de remontée.
Sauvegarder une information importante.
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Et si une partie de la valeur de votre entreprise était déjà là ?
Dans vos méthodes. Dans vos données. Dans l’expérience de vos collaborateurs. Dans les retours de vos clients. Dans les connaissances accumulées au fil du temps.
Cette valeur existe déjà. L’enjeu est désormais de savoir l’identifier, la conserver, l’exploiter et la protéger.
Nos experts FITECO accompagnent les dirigeants dans leurs enjeux d’organisation, de sécurisation et de développement de leur activité.
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