La numérisation des factures papier

Une entreprise est tenue de conserver ses documents comptables (factures d’achat ou de vente, justificatifs de frais remboursés sur bulletins de salaire…) pendant 6 ans afin de permettre aux impôts et aux organismes sociaux d’exercer leur droit de contrôle.
Depuis mars 2017 pour l’Administration fiscale et juillet 2019 pour l’Urssaf, elle peut si elle le souhaite choisir de le faire sous forme dématérialisée, mais il faut se conformer à des règles strictes :

  • Le résultat doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu
  • Chaque document doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19004-3)
  • Chaque fichier numérisé doit être horodaté pour garantir l’intégrité et la pérennité des informations contenues pendant la période de conservation, et assorti d’un cachet serveur conforme, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.

L’entreprise doit par ailleurs élaborer une documentation écrite détaillée du processus d’archivage, afin de décrire les différentes phases de la numérisation et fournir toute explication jugée utile à la bonne compréhension des opérations. L’entreprise doit également procéder à des contrôles réguliers pour s’assurer de la fiabilité du processus.

Une entreprise ne peut donc pas se limiter à scanner ses factures sur un appareil non certifié, car si les modalités de numérisation ne sont pas respectées, le contribuable devra pouvoir présenter l’original sous format papier. À défaut, cela équivaut à une absence de facture et l’Administration pourra par exemple refuser les déductions de la TVA et de la charge.

L’administration fiscale considère que c’est la facture d’origine, c’est-à-dire la facture émise ou reçue dans son format initial qui représente la pièce comptable permettant de justifier la déduction de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Toutefois, lorsque la facture a été établie sur support papier puis numérisée et qu’elle respecte bien toutes les conditions présentées dans la liste ci-dessus, la facture numérisée peut être considérée comme valable pour déduire la TVA.

Alors attention avant d’entamer une procédure de numérisation et de destruction des formats papier, une réflexion d’organisation est nécessaire.

À noter par ailleurs que le projet de loi de finances pour 2020 prévoit que les factures établies dans le cadre des relations entre assujettis à la TVA seront obligatoirement émises sous forme électronique à compter du 1er janvier 2023 selon un calendrier et des modalités fixées par décret.

Pour toutes question, n’hésitez pas à nous contactervotre expert-comptable FITECO vous accompagne dans vos réflexions et vos transformations.

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